La gestión del absentismo en la empresa necesita un enfoque integral

Temas: Absentismo  |  Tipos: Artículo
| Autores: Ana María Roca Mateo | Publicado el:  17/11/2016

Transciende el pensar ¿a qué obedece que la empresa tenga determinadas bajas laborales por accidente de trabajo o por contingencia común?, ¿o ausencias en esos días previos a una baja?; ¿por qué un trabajador con una incapacidad, con un empleo, (auténtico regalo y no un derecho hoy en día), prefiere coger una baja o utilizar esos días previos a la misma para quedarse en casa en lugar de ir a su centro de trabajo y “producir” según pueda?

Las respuestas pueden ser varias y diversas y los motivos principales derivarán, entre otros, por el estilo de dirección que tiene la empresa, sus políticas de recursos humanos o por el tipo de gestión de la prevención de riesgos laborales que se realice, entre otros aspectos.

Veamos algún ejemplo de ello: ¿los puestos de trabajo, turnos, descansos o rotaciones están mal dimensionados y generan alteraciones en la salud en los trabajadores?, ¿Las políticas de recursos humanos no contemplan la flexibilidad laboral para la conciliación de la vida laboral y familiar y no dejan margen para realizar gestiones personales?, ¿ni el reconocimiento al trabajo y posibilidad de promoción realizado a partir de la evaluación del desempeño, políticas retributivas o planes de desarrollo profesional?; ¿los estilos de dirección y de mando no se fundamentan en estilos comunicativos y de implicación y participación?; ¿desconocen los trabajadores la importancia y el valor que una ausencia puede tener cuando el puesto de trabajo queda desatendido o precisa cubrirse con una sustitución o doble trabajo de los compañeros?, ¿desconocen los costes que el absentismo genera a la empresa y por ende, cómo afectan a su cuenta de resultados?; ¿no se aborda la salud de la plantilla como algo que más más allá de las estrictas y reglamentadas revisiones médicas anuales, facilitándoles pautas de vida saludables o proveyendo menús equilibrados en la cantina y sustituyendo máquinas expendedoras de snacks por otras de productos más saludables?, ¿se omite plantear, según el tipo y ubicación de la empresa, las dificultades que pueden haber entre los horarios de trabajo y los horarios de los medios de transporte disponibles?.../…

Está claro que las causas que genera el absentismo en una empresa pueden ser varias y de diferente orden; por ello es importante considerar el absentismo en su concepción más holística, general, multicausal.  Pueden establecerse planes y objetivos a corto plazo, pero siempre sin olvidar que hay un horizonte y un enfoque más integrador en el medio-largo plazo.

Por ello algunas de las preguntas que una empresa podría hacerse respecto al absentismo serían:

¿Qué índices de absentismo tengo en la empresa?, ¿qué costes suponen?, ¿cuáles son las causas principales que lo generan?, ¿dónde estoy como empresa?, ¿y mis trabajadores?; ante todo ello, ¿qué control y tipo de actuaciones es mejor hacer?; ¿qué necesito para ello?; ¿dónde quiero estar mañana como empresa?, ¿cómo y de qué manera se debe gestionar para dar sostenibilidad a la empresa?

En función de los indicadores y tipos de absentismo que la empresa pueda tener, desarrollará propuestas de actuación tendentes a corregir y controlar las deficiencias detectadas; todo ello desde el enfoque que la Empresa deba, pueda o quiera ser: productiva, saludable, competitiva o sostenible y, por supuesto, acorde con el concepto que quiera para sus trabajadores: que trabajen bien, que se sientan bien, que tengan adhesión al trabajo y que puedan envejecer activamente.

¿Dónde estamos como empresa en materia de absentismo?, ¿por dónde empezar? Por conocer qué índices tiene, de qué tipo y perfiles y por conocer cuánto cuesta todo ello a la empresa.

Además de los registros de la Incapacidad Temporal, sea por accidente de trabajo o enfermedad profesional o bien por contingencia común, hay que contemplar también aquellos indicadores  propios de la gestión de sus Recursos Humanos; esto es:

  • Ausencias por asistencia médica
  • Permisos: matrimonio, nacimiento, muerte familiar, juicios, asuntos personales, asuntos públicos y personales, estudios
  • Retrasos por transporte
  • Traslados
  • Horas sindicales
  • No asistencias sin justificar
  • Bajo rendimiento por ausentismo presencial

Una vez registrados los datos en un sistema que integre toda la información, cabría considerar si también habría que incluir el factor de Bradford, parámetro que analiza las reincidencias; detecta las personas que destacan por la frecuencia de las bajas y por su duración. Estas ausencias cortas, frecuentes y no planificadas son las más problemáticas para organizar y coordinar el trabajo y posibles sustituciones.

Con todos los datos accesibles y conocidos, ya puede realizarse un análisis de los costes del absentismo en la empresa.


Según los datos obtenidos, hay que realizar un análisis de causas, a efectos de poder desarrollar propuestas de actuación tendentes a corregir y controlar las deficiencias que puedan derivarse de las mismas. Veamos algunas reflexiones que conviene hacer:

  • ¿existen centros o departamentos concretos donde se disparen o diferencien significativamente los índices de absentismo?,
  • ¿existen colectivos o perfiles determinados que se diferencien respecto a otros en los índices?, ¿en qué?;  por ejemplo: trabajadores de determinados puestos o turnos de trabajo, trabajadores de determinada edad o género;
  • ¿hay accidentes de trabajo reiterados en determinados puestos de trabajo o líneas de producción?,
  • ¿se produce absentismo sin justificar en el colectivo de trabajadores en época de conciliación?,
  • ¿se dan características limitadoras en un colectivo de trabajadores para el desempeño de su trabajo?,
  • otras posibles…

Disponiendo de los índices y del mapa de situación existente en la empresa hay que desarrollar propuestas de actuación, que pueden ir desde las puntuales hasta establecer un plan integral de gestión del absentismo.

Es evidente que la cultura de empresa y los valores intrínsecos que subyacen en la misma condicionan la toma de decisiones y será determinante a la hora de elaborar un plan de gestión del absentismo y la orientación que el mismo adopte. Cada empresa debe definirse según su situación y valores intrínsecos. Es por ello que a continuación se relacionarán una serie de pasos, que sin ser exhaustivos, engloban diferentes  opciones que se pueden adoptar, que van desde la optimización de los procesos asistenciales de las bajas de incapacidad laboral en coordinación con Mutua Universal, el control de los ratios, la gestión de los riesgos laborales, el control, seguimiento y reconducción del absentismo no justificado,  hasta la puesta en marcha, además, de políticas de recursos humanos, comunicación y estilos de dirección que faciliten la concienciación de lo que las ausencias comportan para el conjunto de la empresa, den respuesta a los diferentes comportamientos y necesidades de la plantilla, integren y hagan partícipes a los trabajadores de las medidas a adoptar y de los resultados y evolución que se vaya obteniendo, entre otros aspectos.

Algunos pasos para establecer un plan de actuación de absentismo en la empresa:

1. Declaración de Política en materia de absentismo por parte de la Dirección de la Empresa

2. Creación de una Comisión sobre Absentismo

3. Gestión de indicadores y procesos asistenciales

4. Establecimiento de Normativa y de procedimientos de actuación frente a las ausencias

5. Campaña de información y formación a la línea de Mando

6. Campañas de información y concienciación dirigida a toda la plantilla de la empresa

7. Políticas de Recursos Humanos

8. Políticas de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales

9. Políticas y campañas en promoción de la salud: Empresa Saludable

 

Veamos más detenidamente cada uno de los puntos:

1. Declaración de Política por parte de la Dirección de la Empresa. Definición de los valores implícitos en la política que se quiere establecer: Reactiva o proactiva al objeto de integrar a los trabajadores en los objetivos empresariales

A nivel de formato, la declaración de política en materia de absentismo debe incluir como mínimo su objeto, propósito, alcance, definiciones, documentos o anexos incluidos (normativa y procedimientos), nombre del responsable de su elaboración, nombre del responsable de su aprobación, fecha de realización y posteriores revisiones.

2. Creación de una Comisión sobre Absentismo compuesta preferentemente por Recursos Humanos, el Servicio de prevención y salud, algún miembro de la línea de mando según proceda y  representantes del Comité de empresa y/o comité de seguridad y salud o, en todo caso, representantes de los trabajadores. Dicha comisión debe acordar, consensuar o aprobar qué hacer y cómo, así como facilitar la declaración de política a realizar por la Dirección de la Empresa…/…

3. Gestión de indicadores y coordinación con la mutua para la optimización de los procesos médicos y anticipación de los procesos de discapacidad sobrevenida, así como circuitos y registros de IT y otro tipo de absentismos.

4. Establecimiento de Normativa y de procedimientos de actuación frente a las ausencias. La normativa y procedimientos a seguir frente a las ausencias imprevistas y/o planificadas, en un inicio, no deberían ir más allá de informar a los trabajadores de sus derechos y de lo que tienen que hacer frente a las diferentes situaciones de ausencia que pueden acontecerles. Para ello es conveniente que haya un procedimiento para cada posible situación de ausencia; esto es:

  • Procedimiento de actuación en caso de accidente de trabajo y enfermedad profesional
  • Procedimiento de actuación en casos de IT por contingencia común
  • Procedimiento de actuación en caso de ausencias por causas previsibles: Permisos por matrimonio, nacimiento, muerte de un familiar, juicios, asuntos personales, estudios, horas sindicales, traslados, visitas médicas y otras posibles situaciones
  • Procedimiento de actuación ante la reincorporación al puesto de trabajo

Para cada uno de ellos hay que designar un interlocutor: ¿a quién informar o consultar según sea el caso?, ¿con qué antelación?, ¿qué certificados o documentación se requiere y debe entregarse?, ¿qué plazos de tiempo hay para realizar estas comunicaciones?.../…

La normativa y procedimientos deben mencionarse en la declaración de política que se realice y es recomendable se comunique oportunamente a todos los empleados de la empresa, no sólo a efectos de su estricto cumplimiento y control, sino también a efectos de que la plantilla tome conciencia de que la empresa, según el puesto de trabajo donde se dé la ausencia, deberá programar una sustitución: selección, formación, doblar el turno de trabajo, disponer de nuevos equipos de protección individual u otras posibles medidas para que el proceso productivo y/o  de servicio pueda seguir realizándose.

Así mismo es importante que los trabajadores tengan conocimiento de los tipos de subsidio y prestaciones económicas que las ausencias y bajas conllevan, a partir de qué día y quien o quienes son los responsables del pago de las mismas, así como los complementos voluntarios de la retribución que la empresa puede aportar o no por convenio u otros acuerdos con el Comité de Empresa.

Frente a las diferentes prestaciones existentes cabe reflexionar si a un trabajador absentista, por los motivos que sean, ¿se le va a descontar de su nómina los 3 primeros días de una baja?, ¿si durante una baja por accidente de trabajo su retribución va a ser del 75 % o existe el complemento voluntario  del 100% de la retribución de la empresa por convenio o acuerdo con el Comité de Empresa?; lo mismo pero con un 60% de la retribución para una baja de contingencia común para los primeros 20 días?, es decir, ¿las ausencias del trabajo suponen una menor retribución o queda compensado por el complemento voluntario de la empresa?. ¿Cabría considerarlo?; ¿qué medidas se establecen para esos tres días de ausencia previos a la baja?;  ¿certificado médico desde el primer día?, ¿desde el cuarto día?; ¿cómo quedan registrados y controlados? ¿Qué actuaciones tiene la empresa respecto a estas posibles situaciones?; es evidente que una ausencia retribuida al 100% es menos “pensada” que en aquellos casos donde su coste se descuenta de la retribución a percibir. Hay casos de algunas empresas que se están replanteando estas bonificaciones y empiezan a pensar en incentivar el no superar ciertos indicadores de absentismo… Todo un cambio de enfoque.

5. Campaña de información y formación a la línea de mando. Para integrar el plan de actuación del absentismo en la empresa una figura importante con la que contar es la figura del mando intermedio o jefe de equipo ya que media entre voluntades y realidades.

Es conveniente que la cadena de mando conozca y haga un seguimiento y comparación de los ratios de su empresa y los de su propio departamento, área o equipo, pues es la figura que debe evaluar, si así procede,  rendimientos  y comportamientos  y, en función de los mismos, y  según se haya establecido, premiar, reconocer, reconducir, etc. Es por ello que suele ser la figura que se recomienda que realice el seguimiento del absentismo de su equipo de trabajo, reporte sobre el mismo y realice la entrevista de reincorporación al trabajo tras una baja; y el que valore, junto al servicio de prevención de riesgos laborales o servicio médico, las pautas a seguir en la reincorporación.

Si así se considerara por parte de la empresa, habría que valorar si los perfiles de los mandos intermedios ya incluyen las competencias necesarias para desempeñar esta función o si se requiere una capacitación o formación específica, además de un posible acompañamiento en su puesta en marcha. Por otro lado, y si así se considerara en la política retributiva establecida por Recursos Humanos, se podrían establecer incentivos por ratio conseguido en la gestión del absentismo de su área o departamento.

6. Campaña de información y concienciación dirigida a toda la plantilla de la empresa.  La declaración de política sobre la materia que nos ocupa, así como la normativa establecida en la empresa debe comunicarse de forma clara y accesible a todos los trabajadores de la misma. Para ello habrá que decidir qué canales y medios se utilizarán; ¿comunicados, tablones de anuncios, asamblea, reuniones de grupo; otros posibles?, pero siempre utilizando los canales habitualmente utilizados por la organización.

Hay que considerar qué se consigue si se da a entender a todos y cada  uno de los trabajadores que sus puestos de trabajo son importantes para el servicio o producto que la empresa ofrece y que las ausencias generan problemas para adecuar los mismos. ¿Cómo se hará partícipes a los trabajadores de su contribución a los resultados de la empresa? Ya se ha comentado anteriormente que según se haga influirá y determinará el compromiso y adhesión al trabajo y a la empresa. Es importante realizar una buena comunicación y proveer de una interlocución accesible, con canales abiertos para comentar y compartir. Aportar la información de resultados sobre absentismo en su área de trabajo, otras áreas y en la empresa en general puede ayudar a tomar conciencia de lo que el absentismo comporta. Es importante que la información se facilite de forma periódica y regular para hacerla presente como algo continuo y natural dentro de la empresa.

7. Políticas de Recursos Humanos. ¿Qué valores subyacen en la política y gestión de los recursos humanos que se realiza en la empresa?, ¿qué tipo de plantilla hay y cómo se la quiere hacer evolucionar?, ¿qué se sustrae de lo realizado: control o desarrollo de los recursos humanos existentes?

Su gestión se compone de diferentes herramientas que según se apliquen propiciarán un nivel u otro de desarrollo, así como la responsabilización e implicación de la plantilla con los objetivos empresariales. Describamos sucintamente cada área de gestión de los Recursos Humanos en la empresa y lo que de ello puede derivarse en cuanto al absentismo se refiere:  

  • Selección de personas (idoneidad persona-puesto).  Si la empresa tiene rotación o está en proceso de expansión suele precisar nuevas incorporaciones; según los perfiles requeridos puede ser importante descubrir la motivación intrínseca del candidato hacia el puesto de trabajo según se requiera para el desempeño del mismo. Como decía un ex Director General del INEM ¿seleccionamos empleados que quieres ser permanentemente empleables o ser simplemente empleados? …/… Así mismo, el reconocimiento médico que debe realizarse previo a la reincorporación debe ajustar los requerimientos del puesto a la aptitud física y psíquica del trabajador para validar la capacitación para su desempeño y evitar futuros problemas musculo-esqueléticos y/o psicosociales…/…
  • Definición de objetivos de desempeño ¿se incluyen variables relacionadas con logros en materia de prevención de riesgos laborales? ¿y de variables relacionados con los índices de absentismo según qué puestos de trabajo?
  • Formación y capacitación. ¿La formación que se realiza en la empresa es la básica para el desempeño del puesto o incluye formación de desarrollo y formación continua?, ¿es integrada con respecto a producción, calidad, prevención de riesgos laborales, gestión de residuos medioambientales, otros posibles?, ¿existen planes de formación para el desarrollo de carrera, para el ajuste en la rotación de puestos, para el desarrollo de competencias tales como el trabajo en equipo, comunicación, …/…?
  • Evaluación del desempeño ¿se realiza y a qué nivel: unidireccional, 180º, 360º?; ¿se reconducen los resultados y comportamiento conforme resultados y objetivos definidos?
  • Política retributiva: ¿se incluye retribución variable según consecución de diferentes objetivos de los departamentos o áreas de la empresa?, ¿y sobre indicadores individuales de absentismo?, etc.
  • Desarrollo de carrera; ¿existen planes de relevo?; ¿hay posibilidades de desarrollo dentro de la empresa?,  ¿de promocionar?
  • Políticas de conciliación de la vida laboral y familiar, planes de igualdad de oportunidades, flexibilidad y de envejecimiento de la población laboral. Protocolos de actuación y mediación frente a situaciones de mobing y situaciones de acoso sexual.
  • Gestión de la comunicación interna.

8. Políticas de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales. ¿La adecuación puesto-persona se revisa en función de las bajas habidas? Rotación y/o polivalencias, Formación y comunicación no solo de absentismo sino de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, Equipos de protección individual, Riesgos psicosociales, clima laboral…

Algunas opciones: Prevención de Riesgos Laborales:

  • Mapa de puntos críticos
  • Control de medidas correctoras
  • Campañas información (seguridad vial, trastornos musculo-esqueléticos, riesgos psicosociales…/…)
  • Píldoras informativas
  • Buenas prácticas

9. Políticas y campañas en promoción de la salud. La promoción de la salud no incluye sólo la revisión de salud anual realizada en función de lo exposición a los riesgos específicos del puesto; dichas revisiones deben realizarse a través del Servicio de prevención propio o ajeno. La promoción de la Salud se da cuando en una Empresa, su cultura, clima y prácticas crean un entorno que promueve la salud y el bienestar en sus empleados; Al conseguir trabajadores sanos, motivados y fidelizados, se favorece la reducción de su absentismo y una mejora de la efectividad empresarial.


Conclusión

Es importante remarcar que la puesta en marcha de un Plan de gestión del absentismo en la empresa no es tarea fácil debido a los múltiples factores de inciden y los tiempos necesarios para su puesta en marcha y consolidación; los resultados en reducción de índices no serán automáticos; las diferentes medidas a adoptar requieren todo un proceso de implementación e interiorización por parte de toda la organización. Mutua Universal es su Partner en la gestión de los procesos asistenciales y gestión de la IT y su asesor en la materia.

Sobre los autores

Ana María Roca Mateo

La gestión del absentismo en la empresa necesita un enfoque integral